С 12 октября в Казахстане изменятся правила легализации документов

Новые правила начнут действовать с 12 октября 2026 года.

Что такое легализация документов

Легализация необходима для того, чтобы подтвердить подлинность подписи должностного лица и печати на документе для его дальнейшего использования в другом государстве.

На территории Казахстана этой процедурой занимаются департамент консульской службы и представительство Министерства иностранных дел РК в Алматы.

За пределами страны документы легализуют загранучреждения.

Какие документы легализовать нельзя

Новые правила определяют перечень документов, которые не подлежат легализации.

В него входят документы, на которых отсутствуют подпись и печать уполномоченного лица.

Не принимаются также нотариально заверенные копии, если на исходном документе нет подписи и печати уполномоченного лица.

Легализации не подлежат оригиналы документов, удостоверяющих личность. Исключением является свидетельство о рождении.

Кроме того, процедура не проводится в отношении нотариально заверенных переводов документов.

Что потребуется физическим лицам

Для легализации гражданину необходимо подать заявление в произвольной форме и приложить требуемые документы.

Понадобятся:

• копия документа, удостоверяющего личность, с предоставлением оригинала для сверки либо электронный документ из сервиса цифровых документов;

• документ, который необходимо легализовать;

• подтверждение оплаты консульского сбора;

• копия документа, подтверждающего полномочия, если от имени владельца действует законный представитель или уполномоченное по доверенности лицо.

К легализации принимаются как оригиналы документов, так и их нотариально заверенные копии.

Что должны предоставить юридические лица

Для юридических лиц также предусмотрен отдельный перечень документов.

Уполномоченному лицу необходимо предоставить копию удостоверяющего личность документа с оригиналом для сверки либо электронный документ для идентификации, сам документ для легализации и оригинал подтверждения оплаты консульского сбора.

Также потребуются сведения из цифровой системы "цифрового правительства", подтверждающие государственную регистрацию или перерегистрацию юридического лица. Для иностранных граждан допускается иной документ, подтверждающий правоспособность юридического лица.

Если документы подает представитель, необходима копия документа, подтверждающего его полномочия.

Кроме того, в заявлении потребуется предоставить письменное согласие на доступ к персональным данным ограниченного доступа, необходимым для оказания государственной услуги.

Иностранные документы потребуется перевести

Документы, выданные иностранными организациями и учреждениями, должны быть переведены на государственный или русский язык.

Перевод должен быть заверен переводчиком либо организацией, оказывающей переводческие услуги.

Документы, заверенные казахстанскими нотариусами и предназначенные для совершения действий за пределами страны, должны соответствовать требованиям правил нотариального делопроизводства.

Сколько времени займет легализация

Стандартный срок легализации составит 3 рабочих дня с момента подачи заявления.

Если потребуется дополнительное изучение документов или проведение проверки, оказание государственной услуги может быть приостановлено. Заявителя при этом должны уведомить.

Максимальный срок такого приостановления составляет 30 календарных дней.

Как будут проверять подписи и печати

При легализации департамент консульской службы и представительство используют имеющиеся образцы подписей и печатей должностных лиц государственных органов и учреждений Казахстана, нотариусов и других лиц, имеющих право заверять документы.

Также используются образцы подписей и печатей должностных лиц, которые занимаются легализацией и выдачей документов в иностранных дипломатических представительствах и консульских учреждениях, аккредитованных в Казахстане.

После проверки документа уполномоченный сотрудник проставляет на нем соответствующую легализационную надпись.

Какие документы принимает консул

Консул может принимать для легализации документы, исходящие от властей государства пребывания, если они предварительно легализованы в соответствии с местным законодательством.

Также принимаются документы иностранных организаций и учреждений после предварительной легализации в дипломатическом представительстве или консульском учреждении соответствующего иностранного государства.

Кроме того, легализовать можно документы казахстанских организаций и учреждений, предназначенные для предъявления за пределами Казахстана.

Что произойдет при ошибках в документах

Если в заявлении или документах обнаружат ошибки или неточности, документы не будут соответствовать установленным требованиям либо заявитель предоставит неполный пакет, заявление примут посредством цифрового листа ожидания.

Заявителю при этом выдадут соответствующую расписку в произвольной форме.

Легализационная надпись проставляется непосредственно на документе. Если свободного места на нем нет, используется отдельный лист, который скрепляется с документом и заверяется печатью и подписью лица, проводившего легализацию.

Допускается также использование мастичного штампа.

Департамент консульской службы, представительство и загранучреждения будут вести реестры документов, прошедших процедуру легализации.

Новая редакция правил утверждена приказом министра иностранных дел от 28 сентября 2026 года и вводится в действие с 12 октября.